Skoroszyty na dokumenty, skoroszyty biurowe. Przechowywanie dokumentów w biurze.

Skoroszyty biurowe — niezastąpiony przedmiot do przechowywania dokumentów w biurze

Porządek w biurze to postawa. Wiedzą o tym wszyscy, którzy choć raz szukali na szybko ważnej faktury, którą trzeba dostarczyć klientowi “na już”, lub którym potrzebny papier zawieruszył się pomiędzy innymi i przez to nie mogli ruszyć dalej z projektem. Odpowiednio posegregowane dokumenty zapewniają nam komfort, ale również wpływają na nasz profesjonalny wizerunek w oczach klienta. Sposobów na dobrą organizację biurowych dokumentów jest co najmniej kilka i w gąszczu pomysłów i rozwiązań każdy z pewnością znajdzie coś dla siebie. Dziś przyjrzymy się jednemu z nich — skoroszytom.

Co to jest skoroszyt biurowy?

Skoroszyt jest rodzajem okładki, w którą możemy wpiąć dokumenty. Łączy w sobie zalety teczki i segregatora. W zależności od rodzaju zmieścimy w nim od kilkunastu do kilkudziesięciu dokumentów, zwykle A4 lub A5, zazwyczaj więcej niż w standardowej teczce. Dodatkowym atutem skoroszytu jest możliwość przeglądania poszczególnych kartek, bez konieczności wyciągania ich ze środka. Dzięki specjalnej wkładce, w którą wpinamy dokumenty, możemy przeglądać je i przekartkowywać tak jak w segregatorze. Jednocześnie skoroszyty są dużo lżejsze i poręczniejsze od standardowych segregatorów z metalowym mechanizmem zatrzaskowym.

Jakie są rodzaje skoroszytów?

W obecnej chwili na rynku znajdziemy co najmniej kilkanaście różnych modeli skoroszytów, w zależności od tego, w jaki sposób chcemy je wykorzystać. Możemy je pokrótce podzielić ze względu na rodzaj materiału, z jakiego są wykonane lub ze względu na użyty mechanizm zaciskowy. Każdy występuje w różnych wariantach kolorystycznych.

Rodzaje skoroszytów na dokumenty (segregatorów) ze względu na materiał, z jakiego są wykonane

Najbardziej popularne i najtańsze są skoroszyty wykonane z polipropylenu oraz innych rodzajów plastiku. Mogą być przeźroczyste, tak aby łatwo było podejrzeć ich zawartość lub też mieć grubszą, solidniejszą okładkę.

Skoroszyty mogą być też wykonane z tektury lub kartonu, często przybierają formę cienkiej teczki, którą można wpiąć w segregator , jednak są również dostępne na rynku tekturowe skoroszyty, które swoim wyglądem bardziej przypominają niewielkie segregatory niż skoroszyty. Ich niewątpliwą zaletą jest miejsce, dzięki któremu możemy pomieścić prawie tyle dokumentów, co w segregatorze, przy czym wciąż pozostają w stosunku do nich cieńsze i lżejsze. Jednak nie będziemy w stanie użyć ich w systemie skoroszytowym.

Wysokiej jakości skoroszytów i ich rodzaje ze względu na mechanizm zaciskowy

Skoroszyty możemy podzielić również ze względu na mechanizm zaciskowy. Najpopularniejszym rodzajem mechanizmu zaciskowego są tak zwane: “wąsy”. Dokumenty, które zamierzamy wpiąć, należy przedziurkować, a następnie włożyć na metalowe lub plastikowe “wąsy” i w ten sposób wpiąć je do skoroszytu.

Ten rodzaj skoroszytów nazywamy również skoroszytami oczkowymi.

Innym rodzajem skoroszytów są skoroszyty z listwą zaciskającą oraz skoroszyty z klipsem. Skoroszyty z listwą zaciskającą posiadają wzdłuż — najczęściej dłuższej krawędzi, rzadziej krótszej — specjalną listwę. Wsuwamy pod nią brzeg dokumentu, następnie dociskamy listwę — i gotowe! Na bardzo podobnej zasadzie działają w skoroszytach klipsy, z tym że przeważnie są krótsze od listew i osadzone pośrodku dłuższej krawędzi.

Jaki rodzaj skoroszytów wybrać w swoim biurze?

Model skoroszytu dostępnego w sklepie, materiał, z jakiego jest wykonany oraz rodzaj mechanizmu przytrzymującego dokumenty powinniśmy dobrać w zależności od naszych potrzeb. Jeżeli w jednym skoroszycie chcemy umieścić tylko kilka kartek, w zupełności wystarczą nam cienkie skoroszyty polipropylenowe. Jeżeli dokumentów mamy więcej, warto rozważyć grubsze skoroszyty z plastiku lub tekturowe.

Należy pamiętać, że do skoroszytów oczkowych dokumenty muszą być przedziurawione, jeżeli więc zależy nam, by kartki zostały w całości, powinniśmy zdecydować się na model skoroszytu zaopatrzonego w listwę lub klips. Oczywiście w takim przypadku możemy również rozważyć przechowywanie dokumentów w koszulkach biurowych, które pozwolą nam przechowywać je w skoroszytach oczkowych bez konieczności dziurawienia ich. Koszulki dodatkowo zapewniają również ochronę przed przypadkowym zalaniem lub zachlapaniem oraz kurzem — i choć proces segregacji dokumentów i wkładania ich do środka zajmie nam trochę więcej czasu, warto go rozważyć.

Decydując się na rodzaj skoroszytów do biura, warto zwrócić uwagę na to, czy będą kompatybilne z posiadanymi przez nas firmowymi segregatorami. Jest to tym ważniejsze, jeżeli planujemy wpinać do nich skoroszyty np. podczas archiwizacji dokumentów w późniejszym czasie. Zaniedbanie w tej kwestii może sprawić, że w pewnym momencie okaże się, że posiadanych skoroszytów nie jesteśmy w stanie zarchiwizować i konieczna będzie albo wymiana skoroszytów, albo segregatorów, a to dodatkowo będzie skutkować nie tylko dodatkowymi kosztami, ale również ogromną stratą czasu na ponowne przekładanie i segregowanie dokumentów.

Jak zorganizować system skoroszytowy?

Nie istnieje jeden, odgórny system skoroszytowy, z którego jesteśmy zobowiązani skorzystać. Skoroszyty są tak uniwersalnym materiałem biurowym, że jesteśmy w stanie dostosować go do potrzeb swoich i swojej firmy. Dostępność i różnorodność oferowanych skoroszytów pozwala wpinać jedne w drugie, a także w segregatory. Dzięki temu jesteśmy w stanie posegregować je i podzielić na mniejsze partie, w zależności od wybranego klucza: alfabetycznie, tematycznie, zakresem dat, klientami czy jeszcze inaczej. Sposób segregacji i ułożenie zależy tylko od nas, naszej inwencji i potrzeb. Dodatkową zaletą skoroszytów jest to, że są łatwe w przełożeniu: jeżeli w którymś momencie stwierdzimy, że obrany przez nas klucz nie działa lub można go zoptymalizować, możemy je przełożyć, nie tracąc jednocześnie zbyt wiele czasu na przekładanie dokumentów.

Zalety skoroszytów i ich zastosowanie

Skoroszyty, niezależnie od tego, czy wykonane z polipropylenu, z tektury, z klipsem czy wąsami, mają szereg zalet, które z pewnością docenimy w biurze. Ułatwiają nam organizację, porządkują dokumenty, pozwalając by te najważniejsze zawsze były pod ręką. Świetnie sprawdzają się także w archiwizacji.

Skoroszyty nie tylko zapewniają nam odpowiednią organizację i porządek w miejscu pracy, ale również zabezpieczają nasze dokumenty przed zniszczeniem. Ich wszechstronne zastosowanie sprawiają, że są jednymi z tych artykułów papierniczych, bez których ciężko obejść się w biurze. Dodatkową zaletą skoroszytów polipropylenowych jest przezroczysta pierwsza strona, dzięki czemu od razu możemy zobaczyć jaki rodzaj dokumentów znajduje się w skoroszycie, skoroszyty tekturowe możemy zaś łatwo opisać w wyznaczonym do tego miejscu.

Skoroszyt jako niezastąpiony materiał biurowy, teczka na dokumenty

Wszystkie te zalety: łatwość segregacji, różnorodność zastosowań oraz możliwość dopasowania do własnych potrzeb, sprawia, że skoroszyty należą do tego typu artykułów, bez których ciężko dobrze i wydajnie zorganizować przechowywanie dokumentów w swoim biurze. Dlatego już dziś warto udoskonalić swoje miejsce pracy i zaopatrzyć się w skoroszyty, zapewniające wygodę. Wśród różnorodnych modeli z pewnością uda nam się wybrać te, które w najlepszy sposób będą dopasowane do naszych potrzeb.

W ofercie naszego sklepu biurowego będziesz miał szeroki wybór artykułów biurowych w tym segregatorów.



Product added to wishlist