Archiwizacja dokumentów
Na czym polega archiwizacja dokumentów?
Na początku wyjaśnijmy czym jest archiwizacja dokumentów. Archiwizacja to złożony proces, który zapewnia nienaruszalność i łatwe odszukanie akt. Do przechowywania dokumentów zobowiązane jest każdy przedsiębiorca jak i instytucje państwowe. Trudno jest sobie wyobrazić pracę firm czy urzędów bez odpowiednich i skrupulatnych procesów archiwizacyjnych.
Podkategorie
Archiwizacja dokumentów w firmie
Profesjonalne zarządzanie dokumentacją jest niezwykle ważne dla wydajności pracy. Nieporządek w dokumentach może wprowadzić organizacyjny nieład i zakłócić obieg dokumentów spowalniając pracę. Dlatego tak ważna jest profesjonalna archiwizacja dokumentów w każdym przedsiębiorstwie. Uporządkowane dokumenty umożliwiają sprawne prowadzenie działalności gospodarczej, w tym m.in. sprawne funkcjonowanie kadr pracowniczych. Dodatkowo prawidłowo przechowywane i utylizowane dokumenty zapewniają ochronę danych wrażliwych firmy jak i klientów.
Przedsiębiorca zobowiązany jest archiwizować dokumenty firmowe w określony sposób. Dokumentacja musi zostać sklasyfikowana według podanego wzoru:
- symbol B - dokumentacja niearchiwalna;
- symbol Bc - dokumentacja, która może zostać zniszczona po jej wykorzystaniu. W tym przypadku dokumenty nie muszą zostać zutylizowane przez firmę utylizacyjną, a możemy zniszczyć przy pomocy niszczarki;
- symbol B + cyfra - dokumentacja, która przechowywana ma być przez określoną liczbę czasu. Cyfra znajdująca się po literze B oznacza ilość lat;
- symbol BE + cyfra - dokumenty, które po przeleżeniu określonej liczby lat wymagają ponownej weryfikacji z uwagi na treść oraz charakter. Dopiero po przejrzeniu dokumentów należy podjąć decyzję o dalszym przechowywaniu i zmianie klasyfikacji lub utylizacji.
Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentów przez okres:
- Listy płac – powinny być przechowywane przez okres 10 lat.
- Dowody księgowe, dokumenty z inwentaryzacji, księgi rachunkowe – okres 5 lat.
- Dowody kasowe, odcinki paragonowe – co najmniej do momentu rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątkowe.
- Dokumenty polityki rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności.
- Dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat.
- Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
- Sprawozdanie finansowe – zawsze.
Niezastosowanie się właściciela firmy do obowiązujących przepisów może przynieść przedsiębiorcy konsekwencje prawne.
Archiwizacja dokumentów w domu
Prawidłowe przechowywanie dokumentacji w domu pomaga uniknąć wielu stresujących sytuacji. Aby skutecznie wprowadzić porządek w dokumentach warto podzielić dokumentację na grupy np:
- dokumenty bankowe
- dokumenty podatkowe
- dokumenty samochodowe
- dokumentacja medyczna
- umowy
- certyfikaty, świadectwa
W naszym sklepie internetowym znajdziesz artykuły biurowe, z których pomocą zadbasz o właściwą organizację dokumentów, a także zadbasz o porządek w swoim gabinecie. Segregator Esselte A4 ułatwi Ci znalezienie wymaganego pisma oraz utrzymanie służbowej dokumentacji w czystości. Oferowane wyposażenie biur dostępne jest w wielu wariantach kolorystycznych. Dzięki umieszczonemu na grzbiecie otworowi na palce łatwo wyjmiesz segregator z półki. Na etykietę możesz nanieść czytelny, wyraźny i trwały opis, co pozwoli Ci szybciej znaleźć potrzebne wydruki. Zachęcamy do sprawdzenia naszej oferty. Darmowa dostawa dla zamówień powyżej 200zł.