Archiwizacja dokumentów

Na czym polega archiwizacja dokumentów?

Na początku wyjaśnijmy czym jest archiwizacja dokumentów. Archiwizacja to złożony proces, który zapewnia nienaruszalność i łatwe odszukanie akt. Do przechowywania dokumentów zobowiązane jest każdy przedsiębiorca jak i instytucje państwowe. Trudno jest sobie wyobrazić pracę firm czy urzędów bez odpowiednich i skrupulatnych procesów archiwizacyjnych.

KIESZEŃ DURABLE samop. POCKETFIX 90x57mm 100sz
Ostatnie sztuki w magazynie
Koszulki na dokumenty

Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable 90x57mm

KIESZEŃ DURABLE samoprzyle. POCKETFIX prze A4 10sz KIESZEŃ DURABLE samoprzyle. POCKETFIX prze A4 10sz 2
Dostawa w 2-3 dni
Koszulki na dokumenty

Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable a4 10 szt.

KIESZEŃ DURABLE samoprzyle. POCKETFIX prze A4 25sz KIESZEŃ DURABLE samoprzyle. POCKETFIX prze A4 25sz 2
Dostawa w 2-3 dni
Koszulki na dokumenty

Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable a4 25 szt.

KIESZEŃ DURABLE samoprzyle. POCKETFIX prze A4 3sz KIESZEŃ DURABLE samoprzyle. POCKETFIX prze A4 3sz 2
Ostatnie sztuki w magazynie
Koszulki na dokumenty

Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable a4 3 szt.

KIESZEŃ DURABLE samoprzyle. POCKETFIX prze A4 50sz KIESZEŃ DURABLE samoprzyle. POCKETFIX prze A4 50sz 2
Ostatnie sztuki w magazynie
Koszulki na dokumenty

Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable a4 50 szt.

KIESZEŃ DURABLE samoprzyle. POCKETFIX prze A5 25sz KIESZEŃ DURABLE samoprzyle. POCKETFIX prze A5 25sz 2
Dostawa w 2-3 dni
Koszulki na dokumenty

Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable a5 25 szt.

KIESZEŃ DURABLE samoprzyle. POCKETFIX prze A6 25sz
Ostatnie sztuki w magazynie
Koszulki na dokumenty

Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable a6 25 szt.

KOSZULKI A3 PIONOWE BANTEX Elba 25SZT. 203608
Ostatnie sztuki w magazynie
Koszulki na dokumenty

KOSZULKI A3 PIONOWE OXFORD 120 MIC

Wyświetlanie 1-24 z 177 elementów

Archiwizacja dokumentów w firmie

Profesjonalne zarządzanie dokumentacją jest niezwykle ważne dla wydajności pracy. Nieporządek w dokumentach może wprowadzić organizacyjny nieład i zakłócić obieg dokumentów spowalniając pracę. Dlatego tak ważna jest profesjonalna archiwizacja dokumentów w każdym przedsiębiorstwie. Uporządkowane dokumenty umożliwiają sprawne prowadzenie działalności gospodarczej, w tym m.in. sprawne funkcjonowanie kadr pracowniczych. Dodatkowo prawidłowo przechowywane i utylizowane dokumenty zapewniają ochronę danych wrażliwych firmy jak i klientów.

Przedsiębiorca zobowiązany jest archiwizować dokumenty firmowe w określony sposób. Dokumentacja musi zostać sklasyfikowana według podanego wzoru:

  • symbol B - dokumentacja niearchiwalna;
  • symbol Bc - dokumentacja, która może zostać zniszczona po jej wykorzystaniu. W tym przypadku dokumenty nie muszą zostać zutylizowane przez firmę utylizacyjną, a możemy zniszczyć przy pomocy niszczarki;
  • symbol B + cyfra - dokumentacja, która przechowywana ma być przez określoną liczbę czasu. Cyfra znajdująca się po literze B oznacza ilość lat;
  • symbol BE + cyfra - dokumenty, które po przeleżeniu określonej liczby lat wymagają ponownej weryfikacji z uwagi na treść oraz charakter. Dopiero po przejrzeniu dokumentów należy podjąć decyzję o dalszym przechowywaniu i zmianie klasyfikacji lub utylizacji.

Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentów przez okres:

  • Listy płac – powinny być przechowywane przez okres 10 lat.
  • Dowody księgowe, dokumenty z inwentaryzacji, księgi rachunkowe – okres 5 lat.
  • Dowody kasowe, odcinki paragonowe – co najmniej do momentu rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątkowe.
  • Dokumenty polityki rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności.
  • Dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat.
  • Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
  • Sprawozdanie finansowe – zawsze.

Niezastosowanie się właściciela firmy do obowiązujących przepisów może przynieść przedsiębiorcy konsekwencje prawne.

Archiwizacja dokumentów w domu

Prawidłowe przechowywanie dokumentacji w domu pomaga uniknąć wielu stresujących sytuacji. Aby skutecznie wprowadzić porządek w dokumentach warto podzielić dokumentację na grupy np:

  • dokumenty bankowe
  • dokumenty podatkowe
  • dokumenty samochodowe
  • dokumentacja medyczna
  • umowy
  • certyfikaty, świadectwa

W naszym sklepie internetowym znajdziesz artykuły biurowe, z których pomocą zadbasz o właściwą organizację dokumentów, a także zadbasz o porządek w swoim gabinecie. Segregator Esselte A4 ułatwi Ci znalezienie wymaganego pisma oraz utrzymanie służbowej dokumentacji w czystości. Oferowane wyposażenie biur dostępne jest w wielu wariantach kolorystycznych. Dzięki umieszczonemu na grzbiecie otworowi na palce łatwo wyjmiesz segregator z półki. Na etykietę możesz nanieść czytelny, wyraźny i trwały opis, co pozwoli Ci szybciej znaleźć potrzebne wydruki. Zachęcamy do sprawdzenia naszej oferty. Darmowa dostawa dla zamówień powyżej 200zł.

Produkt dodany do listy życzeń
Produkt dodany do porównania