Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów w firmie

Profesjonalne zarządzanie dokumentacją jest niezwykle ważne dla wydajności pracy. Nieporządek w dokumentach może wprowadzić organizacyjny nieład i zakłócić obieg dokumentów spowalniając pracę. Dlatego tak ważna jest profesjonalna archiwizacja dokumentów w każdym przedsiębiorstwie. Uporządkowane dokumenty umożliwiają sprawne prowadzenie działalności gospodarczej, w tym m.in. sprawne funkcjonowanie kadr pracowniczych. Dodatkowo prawidłowo przechowywane i utylizowane dokumenty zapewniają ochronę danych wrażliwych firmy jak i klientów.

Przedsiębiorca zobowiązany jest archiwizować dokumenty firmowe w określony sposób. Dokumentacja musi zostać sklasyfikowana według podanego wzoru:

• symbol B - dokumentacja niearchiwalna;
• symbol Bc - dokumentacja, która może zostać zniszczona po jej wykorzystaniu. W tym przypadku dokumenty nie muszą zostać zutylizowane przez firmę utylizacyjną, a możemy zniszczyć przy pomocy niszczarki;
• symbol B + cyfra - dokumentacja, która przechowywana ma być przez określoną liczbę czasu. Cyfra znajdująca się po literze B oznacza ilość lat;
• symbol BE + cyfra - dokumenty, które po przeleżeniu określonej liczby lat wymagają ponownej weryfikacji z uwagi na treść oraz charakter. Dopiero po przejrzeniu dokumentów należy podjąć decyzję o dalszym przechowywaniu i zmianie klasyfikacji lub utylizacji.

Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentów przez okres:

• Listy płac – powinny być przechowywane przez okres 10 lat.
• Dowody księgowe, dokumenty z inwentaryzacji, księgi rachunkowe – okres 5 lat.
• Dowody kasowe, odcinki paragonowe – co najmniej do momentu rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątkowe.
• Dokumenty polityki rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności.
• Dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat.
• Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
• Sprawozdanie finansowe – zawsze.

Niezastosowanie się właściciela firmy do obowiązujących przepisów może przynieść przedsiębiorcy konsekwencje prawne.

Archiwizacja dokumentów w domu

Prawidłowe przechowywanie dokumentacji w domu pomaga uniknąć wielu stresujących sytuacji. Aby skutecznie wprowadzić porządek w dokumentach warto podzielić dokumentację na grupy np:

• dokumenty bankowe
• dokumenty podatkowe
• dokumenty samochodowe
• dokumentacja medyczna
• umowy
• certyfikaty, świadectwa

W naszym sklepie internetowym znajdziesz artykuły biurowe, z których pomocą zadbasz o właściwą organizację dokumentów, a także zadbasz o porządek w swoim gabinecie. Segregator Esselte A4 ułatwi Ci znalezienie wymaganego pisma oraz utrzymanie służbowej dokumentacji w czystości. Oferowane wyposażenie biur dostępne jest w wielu wariantach kolorystycznych. Dzięki umieszczonemu na grzbiecie otworowi na palce łatwo wyjmiesz segregator z półki. Na etykietę możesz nanieść czytelny, wyraźny i trwały opis, co pozwoli Ci szybciej znaleźć potrzebne wydruki. Zachęcamy do sprawdzenia naszej oferty. Darmowa dostawa dla zamówień powyżej 200zł.