Archiwizacja dokumentów
Na czym polega archiwizacja dokumentów?
Na początku wyjaśnijmy czym jest archiwizacja dokumentów. Archiwizacja to złożony proces, który zapewnia nienaruszalność i łatwe odszukanie akt. Do przechowywania dokumentów zobowiązane jest każdy przedsiębiorca jak i instytucje państwowe. Trudno jest sobie wyobrazić pracę firm czy urzędów bez odpowiednich i skrupulatnych procesów archiwizacyjnych.
Podkategorie
Kieszeń Durable wytrzymała przezroczysta a3 10szt.
Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable 90x57mm
Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable 90x57mm
Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable a4 10 szt.
Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable a4 25 szt.
Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable a4 3 szt.
Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable a4 50 szt.
Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable a5 25 szt.
Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable a5 5 szt.
Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable a6 25 szt.
Koszulka a4 krystaliczna Durable 50mic 100 szt.
Koszulka a4 krystaliczna Durable 50mic 100 szt.
Koszulka a4 krystaliczna Durable 80mic 100szt
Koszulka a4 krystaliczna Durable 80mic 50 szt.
Koszulka a4 premium groszkowa Durable 80mic 100szt
Archiwizacja dokumentów w firmie
Profesjonalne zarządzanie dokumentacją jest niezwykle ważne dla wydajności pracy. Nieporządek w dokumentach może wprowadzić organizacyjny nieład i zakłócić obieg dokumentów spowalniając pracę. Dlatego tak ważna jest profesjonalna archiwizacja dokumentów w każdym przedsiębiorstwie. Uporządkowane dokumenty umożliwiają sprawne prowadzenie działalności gospodarczej, w tym m.in. sprawne funkcjonowanie kadr pracowniczych. Dodatkowo prawidłowo przechowywane i utylizowane dokumenty zapewniają ochronę danych wrażliwych firmy jak i klientów.
Przedsiębiorca zobowiązany jest archiwizować dokumenty firmowe w określony sposób. Dokumentacja musi zostać sklasyfikowana według podanego wzoru:
- symbol B - dokumentacja niearchiwalna;
- symbol Bc - dokumentacja, która może zostać zniszczona po jej wykorzystaniu. W tym przypadku dokumenty nie muszą zostać zutylizowane przez firmę utylizacyjną, a możemy zniszczyć przy pomocy niszczarki;
- symbol B + cyfra - dokumentacja, która przechowywana ma być przez określoną liczbę czasu. Cyfra znajdująca się po literze B oznacza ilość lat;
- symbol BE + cyfra - dokumenty, które po przeleżeniu określonej liczby lat wymagają ponownej weryfikacji z uwagi na treść oraz charakter. Dopiero po przejrzeniu dokumentów należy podjąć decyzję o dalszym przechowywaniu i zmianie klasyfikacji lub utylizacji.
Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentów przez okres:
- Listy płac – powinny być przechowywane przez okres 10 lat.
- Dowody księgowe, dokumenty z inwentaryzacji, księgi rachunkowe – okres 5 lat.
- Dowody kasowe, odcinki paragonowe – co najmniej do momentu rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątkowe.
- Dokumenty polityki rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności.
- Dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat.
- Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
- Sprawozdanie finansowe – zawsze.
Niezastosowanie się właściciela firmy do obowiązujących przepisów może przynieść przedsiębiorcy konsekwencje prawne.
Archiwizacja dokumentów w domu
Prawidłowe przechowywanie dokumentacji w domu pomaga uniknąć wielu stresujących sytuacji. Aby skutecznie wprowadzić porządek w dokumentach warto podzielić dokumentację na grupy np:
- dokumenty bankowe
- dokumenty podatkowe
- dokumenty samochodowe
- dokumentacja medyczna
- umowy
- certyfikaty, świadectwa
W naszym sklepie internetowym znajdziesz artykuły biurowe, z których pomocą zadbasz o właściwą organizację dokumentów, a także zadbasz o porządek w swoim gabinecie. Segregator Esselte A4 ułatwi Ci znalezienie wymaganego pisma oraz utrzymanie służbowej dokumentacji w czystości. Oferowane wyposażenie biur dostępne jest w wielu wariantach kolorystycznych. Dzięki umieszczonemu na grzbiecie otworowi na palce łatwo wyjmiesz segregator z półki. Na etykietę możesz nanieść czytelny, wyraźny i trwały opis, co pozwoli Ci szybciej znaleźć potrzebne wydruki. Zachęcamy do sprawdzenia naszej oferty. Darmowa dostawa dla zamówień powyżej 200zł.