Archiwizacja dokumentów

Na czym polega archiwizacja dokumentów?

Na początku wyjaśnijmy czym jest archiwizacja dokumentów. Archiwizacja to złożony proces, który zapewnia nienaruszalność i łatwe odszukanie akt. Do przechowywania dokumentów zobowiązane jest każdy przedsiębiorca jak i instytucje państwowe. Trudno jest sobie wyobrazić pracę firm czy urzędów bez odpowiednich i skrupulatnych procesów archiwizacyjnych.

Kieszeń Durable wytrzymała przezroczysta a3 10sz

46693
Ostatnie sztuki w magazynie
128,66 zł
53,25 zł

Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable 90x57mm

46822
Ostatnie sztuki w magazynie
98,77 zł
39,64 zł
94,37 zł

Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable a4 3 szt.

46382
Ostatnie sztuki w magazynie
21,41 zł

Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable a4 50 szt.

46385
Ostatnie sztuki w magazynie
168,78 zł

Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable a5 25 szt.

46386
Ostatnie sztuki w magazynie
53,70 zł
30,02 zł

Kieszeń Samoprzylepna pocketfix Durable a6 25 szt.

46823
Ostatnie sztuki w magazynie
32,84 zł
45,50 zł
59,04 zł

KLIPS ARCHIWIZACYJNY FELLOWES 85mm 50 SZTUK

51348
5qqqqq
dostawa w 2-5 dni
23,73 zł
19,36 zł
21,55 zł
38,52 zł
26,30 zł
43,44 zł

KOSZULKI A3 PIONOWE OXFORD 120 MIC

008224
Ostatnie sztuki w magazynie
104,08 zł
KOSZULKI A3 POZIOME BANTEX OXFORD 25 SZT. 2037 KOSZULKI A3 POZIOME BANTEX OXFORD 25 SZT. 2037 2
  • Nowy

KOSZULKI A3 POZIOME BANTEX OXFORD 25 SZT. 2037

090039
Ostatnie sztuki w magazynie
103,14 zł
13,05 zł
17,84 zł
9,66 zł

KOSZULKI A4 GROSZEK BANTEX MAXI 50SZT 400124957

158617
ET: 449548
dostawa w 1-2 dni
18,86 zł
Wyświetlanie 1-24 z 184 elementów

Archiwizacja dokumentów w firmie

Profesjonalne zarządzanie dokumentacją jest niezwykle ważne dla wydajności pracy. Nieporządek w dokumentach może wprowadzić organizacyjny nieład i zakłócić obieg dokumentów spowalniając pracę. Dlatego tak ważna jest profesjonalna archiwizacja dokumentów w każdym przedsiębiorstwie. Uporządkowane dokumenty umożliwiają sprawne prowadzenie działalności gospodarczej, w tym m.in. sprawne funkcjonowanie kadr pracowniczych. Dodatkowo prawidłowo przechowywane i utylizowane dokumenty zapewniają ochronę danych wrażliwych firmy jak i klientów.

Przedsiębiorca zobowiązany jest archiwizować dokumenty firmowe w określony sposób. Dokumentacja musi zostać sklasyfikowana według podanego wzoru:

  • symbol B - dokumentacja niearchiwalna;
  • symbol Bc - dokumentacja, która może zostać zniszczona po jej wykorzystaniu. W tym przypadku dokumenty nie muszą zostać zutylizowane przez firmę utylizacyjną, a możemy zniszczyć przy pomocy niszczarki;
  • symbol B + cyfra - dokumentacja, która przechowywana ma być przez określoną liczbę czasu. Cyfra znajdująca się po literze B oznacza ilość lat;
  • symbol BE + cyfra - dokumenty, które po przeleżeniu określonej liczby lat wymagają ponownej weryfikacji z uwagi na treść oraz charakter. Dopiero po przejrzeniu dokumentów należy podjąć decyzję o dalszym przechowywaniu i zmianie klasyfikacji lub utylizacji.

Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentów przez okres:

  • Listy płac – powinny być przechowywane przez okres 10 lat.
  • Dowody księgowe, dokumenty z inwentaryzacji, księgi rachunkowe – okres 5 lat.
  • Dowody kasowe, odcinki paragonowe – co najmniej do momentu rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątkowe.
  • Dokumenty polityki rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności.
  • Dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat.
  • Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
  • Sprawozdanie finansowe – zawsze.

Niezastosowanie się właściciela firmy do obowiązujących przepisów może przynieść przedsiębiorcy konsekwencje prawne.

Archiwizacja dokumentów w domu

Prawidłowe przechowywanie dokumentacji w domu pomaga uniknąć wielu stresujących sytuacji. Aby skutecznie wprowadzić porządek w dokumentach warto podzielić dokumentację na grupy np:

  • dokumenty bankowe
  • dokumenty podatkowe
  • dokumenty samochodowe
  • dokumentacja medyczna
  • umowy
  • certyfikaty, świadectwa

W naszym sklepie internetowym znajdziesz artykuły biurowe, z których pomocą zadbasz o właściwą organizację dokumentów, a także zadbasz o porządek w swoim gabinecie. Segregator Esselte A4 ułatwi Ci znalezienie wymaganego pisma oraz utrzymanie służbowej dokumentacji w czystości. Oferowane wyposażenie biur dostępne jest w wielu wariantach kolorystycznych. Dzięki umieszczonemu na grzbiecie otworowi na palce łatwo wyjmiesz segregator z półki. Na etykietę możesz nanieść czytelny, wyraźny i trwały opis, co pozwoli Ci szybciej znaleźć potrzebne wydruki. Zachęcamy do sprawdzenia naszej oferty. Darmowa dostawa dla zamówień powyżej 200zł.

Produkt dodany do listy życzeń
Product added to compare.